בניית תקציב לעסק למה עליך להיות מודע?

כפי שכתבתי במאמר הקודם שלי עסקים בינוניים וגדולים מכינים לפחות תקציב שנתי (בחלק מהמקרים התקציב נבנה שלוש שנים מראש). לבעלי עסקים זעירים וקטנים תקציב עוזר למזער סיכונים בעסק, למעשה התקציב נותן לבעל העסק את האפשרויות לקביעת יעדי מכירות לעסק, ומצד שני להבין מהן הבעיות הכספיות אשר עומדות בדרכו.

אלו הוצאות או הכנסות נחשפות לבעל העסק בהכנת התקציב?

בהקמת עסק חדש
• החלטת לפתוח עסק חדש ואינך מודע לכל ההוצאות
• החלטת שלעסק שלך אתה לא צריך תוכנית עסקית מלאה (לא מעניין אותי תוכנית עסקית)
• אתה מחשב את כל ההוצאות בראש ולא כותב על נייר (בודאי שכחת משהוא בדרך)
• אינך מודע האם יש לך מספיק כסף לכל ההרפתקאה
בניית תקציב לעסק בהקמה (או שעדיין בגדר חלום להקמה) תתן לך את הכלים להבין האם החלום ממשי וייתכן בתקופתו הראשונית, ומהי כמות הכסף הנדרשת להגשמת החלום. בבניית התקציב גם תבין מהו הרווח שתוכל למשוך מהעסק.

עבור העסק הזעיר והקטן
בעסק הזעיר או הקטן המהלך בד"כ זהה ואין שינויים רבים במהלך העסק, עסקים מסוג זה בחלקם לא מודעים לכל ההוצאות הקיימות, מאחר וחלק מהוצאות העסק מתערבב עם הוצאות הבית. השאלה הנשאלת על ידי בעלי עסקים אלו מה היתרונות בהכנת תקציב
• ידע מהם עלויות הייצור או התפעול האמיתיות של העסק ברמה החודשית
• עלויות חומרי גלם או רכישת מלאי (בעסק יצרני או עסק עם מלאי)
• עלות כח העבודה כולל כל ההוצאות הסוציאליות
• רמת ההכנסות המינימלית הנדרשת לעסק בכדי שיהיה ריווחי
• הרווח הצפוי לעסק

קיימים אמנם ציניקנים שיאמרו כי התקציב לא דומה אף פעם לתוצאות הסופיות האמיתיות של העסק, ובכן אם כבעל עסק תתן את האינפורמציה האמיתית והנכונה, הרי שההפתעות הינן קטנות ביותר. אך מינימום של בניית תקציב שנתי הינו הכרחי לכל עסק קיים.

גם כאשר לא עומדים ביעדים אותם אתם מציבים עדיין עליכם להסביר מדוע, מדוע חשבתי שאוכל למכור בסכום מסויים כאשר למעשה המכירות החודשיות חלשות יותר או אולי חזקות יותר. וכמובן לבחון האם ההוצאות שלכם סבירות או אולי גבוהות מידי, האם יש אפשרות לשכור איש מכירות, או עוזר למנכ"ל בכדי שכבעל עסק יתפנה לך יותר זמן לקידום ופיתוח העסק.

הכנת תקציב שנתי אינה רק לשם ההכנה וזריקת החומר בארון או להשארתו במחשב, כאשר מכינים תקציב שנתי רצוי לחלק אותו ל 12 חודשים ולהשאיר טור ריק ליד כל חודש כאשר בו ירשמו ההוצאות האמיתיות של העסק.

בנוסף להכנת התקציב מומלץ ורצוי להכין גם תזרים מזומנים חזוי לפי חודשים (רצוי תזרים יומי) בכדי להבין מתי יתכן מצב של לחץ כספי בעסק, ומצד שני האם יש אפשרות לקניית ציוד חדש וכמובן כיצד לרכוש את הציוד החדש.

ניקח לדוגמה מקרה קיצון
שאול בעל חברה לייבוא בגדי נשים, המייבא את הבגדים בסיטונאות ממזרח אירופה ומוכר אותם לחנויות שונות ברחבי הארץ. עבור רכישת הבגדים בחו"ל שאול משלם במזומן כן את עלויות עמיל המכס, ושחרור המלאי ממחסני המכס. לאחר מכן על שאול לשכור מחסן בו יוכל לאחסן את כל הבגדים במצב טוב בכדי שלא יהרסו. שאול מוכר לחנויות השונות בארץ והתשלום המתקבל הינו שקים מעותדים עד שנה מחלק מהחנויות, בנוסף קיימות החזרות מלאי על מוצרים שלא נמכרו לשאול אין אפשרות לקבל החזר כספי מהספק. רצוי לזכור כי קיימים מספר חודשים חזקים למכירות בגדים, לפני חגים ובתקופות מעבר חורף וקיץ.

בהכנת התקציב עבור שאול יש לקחת בחשבון שני חלקים, האחד תקציב שוטף כלומר מכירות בפועל פחות עלות הבגדים שנמכרו כולל כל שאר ההוצאות הקיימות בעסק. בנוסף יש לבנות את תזרים המזומנים בעסק אשר יתן את התמונה הפיננסית המלאה עבור העסק מאחר ושאול שילם עבור הסחורה ועדיין קיים מלאי המוחזק במחסן אך עדיין לא קיבל את התשלום מהלקוחות עבור המכירות.

נכון נחמד לראות את שורת הרווח בדו"ח השנתי של רואה החשבון, ואז נשאלת השאלה מדוע אין לי כסף בחשבון הבנק, לכן בבניית תקציב שנתי רצוי וחשוב לבנות גם את תזרים המזומנים לעסק.